初めて任された会議で上手な進め方とコツは…?新入社員研修を乗り切る

GWが近くなると新入社員の方も少しは会社に慣れた頃でしょうか?新人の社会人にとって、任せられた会議をうまく進行させるのはできるサラリーマンへの登竜門と言えるでしょう。成功させることで、周りからの評価が上がり、次の仕事へつながります。しかし初めての会議の進行はわからないことだらけです。

ということで、初めて会議の進行を任せられたとき、押さえておきたいポイントと、参考になるような失敗例についてお話ししたいと思います。

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ここを押さえれば心配なし!コツとポイント教えます!

会議を上手に進めるためのコツ、一つ目は会議の目的を明確にすることです。一口に会議と言ってもその目的は様々です。指示や依頼を出すための会議なのか、自由に意見を出して、新しい案を生み出すための会議なのか。また、行動決定のための意思決定会議もあります。

会議は様々なことが議論されるのでまず目的を設定し、そのためには事前にどんな準備をしておけばいいのか、指示や依頼をするための会議であれば伝達事項をまとめておく必要がありますし、自由に意見を出させる会議であればメインのお題を明確にしておく必要があります。

二つ目に、会議の出席者を決める場合はその議題に欠かせない人や、グループの代表者など必要最低限のみに絞りましょう。会議は長い拘束時間を必要とするため、必要性の薄い人が出席すると余計な時間になってしまい、もっと生産性の高い仕事ができなくなってしまいます。最低限の人が出席し、あとはチーム内など個別に共有した方が効率がいいはずです。

三つ目に、会議に出席してもらうと言うことはその人の業務を中断して拘束する必要があります。そのため開催日時、開始時間、終了時間はきっちり決めましょう。また、出席者の中で事前に役割分担(進行役、書記役、タイムキーパーなど)も決めておくといいです。また会議の時間の中でも説明時間、自由に議論する時間をしっかり決めてプログラムを組んでおくとなお進行しやすくなります。

失敗を成功に!先輩たちの失敗談…!!

会議の進行はどのような失敗が多いのでしょうか。一つは、意見を聞いてもまとめ方がわからない、と言う失敗です。特に新人の方だと参加者が年上ばかりで緊張して余計に進行がうまくできなくなってしまい、司会の役割ができていない、と注意されてしまうそうです。

他にも大勢の前だとうまく話せなくなってしまったり、質問に対して答えられなかったりしてしまったり緊張によってうまくいかない、と言う失敗が多いようです。

こういった緊張による失敗は、慣れが一番です。他にもセミナーなどに参加して慣れていくのもいいでしょう。まとめ方がわからない、と言う場合にはホワイトボードを準備しておくことがおすすめです。議論の内容が常に示されていることにより、会議がスムーズに進みやすくなります。

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他にも、会議の場にもかかわらず、上司が一方的に発言していい結果が得られない、と言うこともあるそうです。そういったときは同調ばかりではなく質問をしてその方の意見を出し切らせることで、新たな議論を進めることができるようになるでしょう。相手が話し終わるのを待つのではなく、こちらから全体像を出させることが大切です。

セミナー動画や書籍で予行演習

いきなりスティーブジョブズのような名演説をしなくていいですが時間配分や流れ質疑応答。とにかく予行演習をしましょう。私はスマホで自撮りをして恥ずかしいぐらいの気づきがありました。

スマホの中に映る自分を客観的に見ることができ
視線の置き所やしぐさ、無駄な身体のゆすりや癖、確かに気にしすぎると緊張するかも?ですが何度か撮ることをお勧めします。
レンタルで有名な著者の方のセミナー動画を見るのも参考になります。

まとめ

初めての会議はわからないことだらけで、なかなかうまくいかないことも多いでしょう。しかし、きちんと準備をしていればその努力は伝わり、多少失敗しても上司はとがめませんし、次に生かすこともできます。

会議は事前準備がとても重要です。それによって会議の質が大きく変わると言っても過言ではありません。決して手を抜かないようにしましょう。後は慣れです。不安であればセミナーなどに参加してみてもいいでしょう。初めてでも努力が見えれば評価してもらえますから、初めての人も臆せずに頑張りましょう!

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